横浜市の給付事務手続き約120万件の進捗状況をデジタル化 ～給付事務における受付漏れゼロ、事務遅延ゼロ等の実現をサポート～
2021年11月10日
株式会社NTTデータ
株式会社NTTデータ（以下：NTTデータ）は、横浜市の受付管理・申請業務支援システムを2021年11月9日より国民健康保険・介護保険の事業を対象にサービス開始、2021年度中に医療費助成・後期高齢者医療へも対象を拡大します。4つの事業において、これまですべて紙で管理していた、年間120万件におよぶ給付事務手続きの進捗状況をデジタル化します。これにより、横浜市が掲げる給付事務における「受付漏れゼロ、事務遅延ゼロ」等の実現をサポートします。
受付管理・申請業務支援システムでは、既存の庁内システムと連携し申請者の宛名や住所等の基本情報を申請書へ印字することで、当該記載ミスに起因する作業を不要にします。さらに、申請書に印字されたQRコードにより、受付管理を電子化し処理の進捗状況に応じて職員にリマインドすることで、事務手続きの漏れや遅延を防止します。
今後、窓口や郵送での申請処理業務のデジタル化だけでなく、国が推進する行政手続きのオンライン化への対応や業務システムの標準化に対応する仕組みとすることで、自治体DXの推進に寄与する取り組みを支援していきます。
背景
自治体業務は、確実なサービス提供が求められる一方で、高齢者人口の増加に伴う対応件数の増加や、毎年行われる制度変更、さらには新しい市民ニーズへの対応といった環境の変化に随時適応していく必要があり、行政手続きの種類は、年々増加しています。
しかしながら、行政手続きの増加に伴う、職員数の増加はなく、業務量と職員数のバランスが崩れていく傾向にあり、こうした課題の解決にはITの活用が期待されています。
日本の市区町村で最も人口の多い横浜市では、給付事務における受付漏れゼロ、事務遅延ゼロ等の実現にむけ、特に窓口業務の各種申請手続きに対する、未処理案件の早期発見とその抑止の実現に取り組んでいます。
NTTデータは国民健康保険料収納対策支援業務や、介護認定業務など、横浜市を長年にわたりITの面でサポートしており、今回以下の大きく2つの具体的な横浜市の課題解決に取り組んでいます。
- 膨大な量の紙申請を処理するにあたって、申請手続き遅延や書類紛失のリスクがある
※高齢者人口の増加から、申請件数が増大（H30の給付担当業務件数は、H28と比べて18.5％増） - 申請書の記載項目が多く、記入する市民にとって負担となっている。また、記入された申請書の内容を職員により業務システムへ転記が必要な業務フローとなっており、職員にとっても作業負担が大きい
上記の課題に対し、横浜市保険年金課では、横浜市における健康福祉局、他2局及び、区役所の約40名からなる「給付事務改善プロジェクト」を立ち上げ、より確実で効果的な業務の在り方のグランドデザインから整理・検討しています。NTTデータは同プロジェクトに参画し、ITの面から横浜市の課題解決をサポートしています。
サービスイメージ図
システム概要
横浜市の保険年金課と介護保険課が所掌する「国民健康保険」「介護保険」の2業務に対して、以下の機能を提供します。さらには、今後、2021年度中に「医療費助成」「後期高齢者医療」等への拡大を予定しております。
- （1）受付管理機能
区役所の窓口で行われる、申請者による各種給付手続きの進捗状況をQRコードを活用して、システムで管理します。さらに、各申請は進捗状況に応じて、職員に処理を促すリマインド機能で処理の進捗状況を漏れなく・遅延なく管理することが可能となります。 - （2）申請業務支援機能
既存の庁内システムと連携することで、あて名や住所などの基本情報を申請書に自動印字します。これにより申請者の記載ミスに起因する対応作業等を削減し、申請書記入における市民の負担を軽減します。 - （3）データ投入作業支援機能
QRコードを活用した受付対応により、窓口申請だけでなく、一度に大量処理が発生する郵送申請についても、入力処理を効率化します。
想定している効果
- デジタル技術を用いて申請書の受付状況等を管理・入力業務支援し、未処理案件の早期発見・抑止
- 既存業務システムからのデータ連携により、申請者の基本情報を申請書に印字。記載箇所を削減し、記入ミスを防止することで市民、職員の対応時間を軽減
- 申請受付時に申請情報を電子化することで、入力処理工程において、転記に係る負担やミスを軽減
将来性（今後について）
今回構築した仕組みを活用し、横浜市の他の窓口業務への展開を検討していきます。また、窓口や郵送での申請についてのデジタル化だけでなく、国で推進されている行政手続きのオンライン化への対応や業務システムの標準化に対応する仕組みとすることで、自治体DXの推進に寄与する取り組みを支援してまいります。
本件に関するお問い合わせ先
報道関係のお問い合わせ先
株式会社NTTデータ
広報部
田中
TEL：050-3644-3022
製品・サービスに関するお問い合わせ先
株式会社NTTデータ
社会基盤ソリューション事業本部
デジタルソサエティ事業部
営業企画担当
浜口、日坂、岩井
TEL：050-5546-2448